Il sistema di posta elettronica attualmente in uso presso l'OAPd è basato sulla suite Zimbra, versione Open Source. La suite Zimbra è una suite di collaborazione (ZCS, "Zimbra Collaboration Suite") che fornisce alcune funzionalità avanzate rispetto ad un "semplice" server di posta.

• Interfaccia web nativa ("webmail") con integrazione tra e-mail, contatti, calendario condiviso, creazione di documenti, condivisione di cartelle e/o file - il tutto all'interno del proprio browser Web;
• Zimbra Mobile web: interfaccia nativa per cellulari/smartphone; come l'interfaccia web, ma con un formato più "compatto" per l'uso su dispositivi palmari;
• Client desktop nativo (Zimbra Desktop) multipiattaforma (installabile su Windows, Linux e Mac) avente le stesse funzionalità e aspetto grafico della interfaccia web;
• Compatibilità (limitatamente alla gestione della e-mail) con i comuni client desktop: Outlook, Outlook express, Thunderbird, ecc. ...

Per utilizzare la suite Zimbra è necessario essere in possesso di validi username e password per l'accesso al servizio di posta elettronica dell'OAPd.

Gli utenti che decidono di utilizzare direttamente l'interfaccia web nativa e/o di installare ed utilizzare sul proprio PC il client Zimbra Desktop hanno pieno accesso alle funzionalità della ZCS open source.

Gli utenti possono optare per l'uso del proprio abituale client di posta (le istruzioni per la configurazione sono disponibili su questa pagina) ma in tal caso non possono accedere alle funzionalità avanzate e collaborative della ZCS. E' comunque possibile utilizzare il proprio client IMAP (o POP3, con taluni accorgimenti) in abbinamento al client web (o mobile web) nativo.

L'interfaccia web nativa di ZCS ("webmail") si trova al seguente URL:
   http://webmail.oapd.inaf.it
oppure (per accesso SSL, consigliato dall'esterno della LAN):
   https://webmail.oapd.inaf.it
Al fine dell’interazione con altri client usati dall’utente, tale interfaccia agisce come un comune client IMAP. Può dunque essere usata contemporaneamente ad altri client IMAP senza troppi problemi.
Nel caso di utenti che fanno uso di client POP3, l'interfaccia web permette di accedere alle cartelle non visibili con detti client.

Il client Zimbra Desktop, da installare sul proprio sistema, può essere scaricato da questa pagina.

Sul server dell'OAPd la quota disco assegnata a ciascun utente è di 4Gb. Si noti che tale quota comprende lo spazio occupato sia dai messaggi di posta inseriti nella mailbox che quello occupato da ogni altro file (contatti, calendario, documenti condivisi ecc.) dell'utente.
Si ricorda che un account che ha raggiunto il 100% della quota disco assegnata NON può ricevere email. Si invitano quindi gli utenti a verificare periodicamente (ad es. tramite l'interfaccia web) la quota occupata e, nel caso, provvedere alla cancellazione di documenti o messaggi obsoleti (o all'archiviazione di parte dei dati sul proprio PC) in modo da mantenere un margine libero adeguato (si consiglia di non superare l'80% della propria quota).

Il backup della propria mailbox e di ogni altra informazione gestita mediante ZCS (contatti, calendario, ecc.) è demandato al singolo utente.

Gli utenti che si limitano all'uso della sola posta elettronica ed utilizzano il protocollo POP3 per leggere le e-mail possono affidarsi ai sistemi di backup del proprio PC (purché oppurtunamente configurati). Per tutti gli altri (utilizzo di client IMAP e/o dell'interfaccia WEB) Zimbra prevede un semplice meccanismo di backup (e di eventuale restore) di tutte le informazioni dell'utente memorizzate sul server:

Nota: la dimensione del backup dipende dalla quota disco effettivamente utilizzata, e nei casi estremi può raggiungere la dimensione di qualche GByte. Per tale ragione si suggerisce agli utenti di effettuare il backup da sistemi collegati direttamente alla LAN wired dell'OAPd.

La posta in ingresso identificata come 'SPAM' viene automaticamente spostata in una apposita cartella (NON visibile quando si utilizza un client POP3) e automaticamente cancellata dopo 30 giorni di giacenza. Informazioni sulla gestione della posta indesiderata (SPAM) sono disponibili su questa pagina.

Ciascun messaggio di posta in ingresso/uscita non può superare la dimensione max di 10Mbyte. Tale limite è necessario per evitare di sovraccaricare i sistemi di posta, ed è stato fissato in relazione con i limiti imposti presso altri istituti e ISP. Si osservi che la codifica degli allegati alle email comporta un aumento della loro dimensione originale di circa il 30%, di conseguenza il limite complessivo per gli allegati ad un singolo messaggio è di cira 7 Mbyte.
Per l'interscambio di file di grandi dimensioni è opportuno (o necessario) utilizzare altri metodi, ad esempio il nostro server ftp.